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JM Ocean Avenue Success Team

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"la seule chose promise d'avance à l'échec c'est celle qu'on ne tente pas"

COMMENT PLANIFIER VOS PROJETS

La planification un préalable à des bons résultats

La planification un préalable à des bons résultats

PLAN

I.DEFINITION DES NOTIONS

II.POUR QUEL INTERET PLANIFIER

OLE PROCESSUS DE PLANIFICATION

OELABORER DES OBJECTIFS

OCARACTERISTIQUES DES OBJECTIFS

OQUESTIONS DE PLANIFICATION ET PLANS

1 LES NOTIONS

OLa planification : un processus qui permet de déterminer les objectifs à atteindre et les actions à entreprendre (les moyens) pour y parvenir.

OLes projets : une activité particulière qu’une unité organisationnelle ne réalise qu’une seule fois. Il se caractérise par un début et une fin.

2 POUR QUEL INTERET PLANIFIER?

OLa planification réduit le nombre de décisions improvisées..

OElle assure la concordance des buts.

OElle fournit une raison d’être et une orientation et une motivation.

OGrâce à elle, on peut prévoir l’avenir et adopter la ligne de conduite pour garantir un rendement supérieur

OLa planification met en évidence toutes les étapes à réaliser et la manière de les franchir.

OElle permet d’éviter un gaspillage des ressources.

OLa planification permet de composer avec le changement.

OLa planification permet de discerner les états futurs de l’environnement et d’élaborer des plans raisonnables et logiques.

OLa planification contribue à simplifier le contrôle de gestion.

OElle incite les gestionnaires à examiner différentes lignes de conduite avant de prendre une décision.

OElle fait appel à la création, à l’innovation et à l’ingéniosité pour déterminer la manière de répartir les ressources et accomplir les activités futures.

A LES ETAPES DU PROCESSUS DE PLANIFICATION

1.Définir les objectifs.

a.Déterminer où on se situe par rapport aux objectifs.

b.Réfléchir à des hypothèses touchant l’avenir.

2.Analyser les diverses possibilités d’intervention, choisir les meilleures, puis déterminer comment les mettre en oeuvre.

3.Mettre le plan à exécution et évaluer les résultats

B ÉLABORER DES OBJECTIFS

OLes objectifs indiquent ce qui doit être fait.

OGrâce à la définition d’objectifs, on sait ce qu’il convient de faire : c’est un gage d’efficacité.

OIl doit être formulé d'une manière positive (p. ex. il est plus motivant de dire : " je veux réussir mon cours de chimie avec une note supérieure à 70 % " que " je vais essayer de mieux étudier pour éviter d'échouer à mon interro de chimie ").

OIl doit être établi par vous. L'atteinte d'un objectif s'avère plus facile si il est formulé par la personne concernée (p. ex., il est plus motivant de dire : " je veux aller en médecine " que " mes parents veulent que j'aille en médecine ").

OIl doit être spécifique. Un objectif doit être clair et concis (p ex. il est trop vague de dire " je veux réussir mon examen blanc" que " Je veux réussir mon examen blanc avec une note supérieure à 80 % ").

OIl doit être mesurable. Il est important de se fixer des objectifs qui permettent une évaluation future (p. ex. un objectif tel que " cette année, je veux avoir une moyenne 11 " est plus mesurable que " je veux avoir une bonne moyenne cette année ").

OIl doit être réaliste. Il est important de se fixer des objectifs véritablement atteignables (p. ex. si vous savez qu'il vous faut environ dix heures pour rédiger le premier brouillon d'un travail de huit pages, ne vous fixez pas comme objectif de compléter la version finale en huit heures).

OIl doit être stimulant. Un objectif, c'est aussi un défi que vous vous lancez.

C DIVERSES CARACTERISTIQUES D'UN OBJECTIF

OIl doit se réaliser dans le temps. Un objectif fixé sans échéance précise peut devenir un projet sans fin. L'objectif tel que " je veux obtenir mon brevet professionnel " est précis mais, est-ce dans deux, cinq ou dix ans? Il serait préférable de se dire " Je veux obtenir mon brevet professionnel en 2020 ").

OIl doit être cohérent avec l'ensemble des objectifs fixés. Il faut éviter de se fixer des objectifs qui s'opposent les uns aux autres (p. ex. vous ne pouvez pas viser l'objectif de faire du bénévolat, de l'exercice et de travailler, tout en formulant l'objectif d'étudier sept jours sur sept).

D LES ETAPES DE LA PLANIFICATION

OL’analyse de l’environnement externe et des éléments internes

Étude des possibilités et des menaces de l’environnement + les forces et faiblesses de l’unité (évaluer de la situation).

C’est ce que fait un médecin avant de rédiger une ordonnance.

O Une force : une action que l’unité accomplit bien ou qui lui donne un avantage.

OUne faiblesse : une action que l’unité ne maîtrise pas ou qui la place dans une position désavantageuse.

OL’analyse des forces et faiblesses repose principalement sur l’évaluation des compétences.

1 LES QUESTIONS DE LA PLANIFICATION

Être en mesure de répondre avec précision aux questions portant sur :

üWhat? Quoi? Ce qui doit être fait : plan structurel

üWho? Qui? Qui va le faire : plan organisationnel

üQuand et comment il doit être fait : plan opérationnel

üCombien ça va coûter ? : plan budgétaire

2 LES PLANS

OPlan structurel : répondre au QUOI = établir la liste des travaux à accomplir

OPlan organisationnel : répondre au QUI = Assigner les tâches et définir les responsabilités et les rôles de chaque intervenant dans le projet;

OPlan opérationnel : répondre au QUAND et au COMMENT = calendrier d’exécution et stratégie de réalisation du projet

OBudget : répondre au COMBIEN = coût du projet.

Laurent Aristide EYINGA, Msc en Management des projets

 COMMENT PLANIFIER VOS PROJETS

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